Freeeを使っていて、面倒なのは現金で支払った領収書やレシートですよね。
Freeeは、自動仕分けしますが、領収書などは自分で登録しなければいけません。
税理士の柏嵜忠弘(かしわざきただひろ)です。
東京都大田区で開業しています。
そこで、freeeをExcelインポートすることを書いて行きます。
この記事を読むと、恐れずにエクセルインポートできます。
Freeeのエクセルインポートのしかた
まず、必要なのは、エクセルとFreeeです。(当たり前ですけど)
最初に領収書の内容をエクセルで作成します。
領収書の内容をエクセルのデータにするときには、次の6つを記入しましょう。
- 取引日
- 借方勘定科目
- 借方金額
- 貸方勘定科目
- 貸方金額
- 摘要
です。
※消費税の非課税事業者用です。
借方勘定科目というのが出来てきますが、簿記の用語です。
簿記の用語は、ここで説明しません。
借方勘定科目には、消耗品費、交際費、旅費交通費や雑費などの、経費項目が入ると思ってください。
貸方勘定科目には、次の４つが考えられます。
個人事業主なら、現金又は事業主借
法人なら、現金又は短期借入金(役員借入金)
今回は、現金で処理することにします。
摘要は、仕訳の内容を記入するものです。
摘要欄には、主に次の3つを記入しなけいればいけません。
- お店の名前
- 買ったもの
- 一緒に行った人とその内容
第三者が見ても何に使ったのが分かるように記載することが大切です。
領収書データのエクセルへの入力
まず最初にエクセルの1行目に日付・借方金額・貸方勘定科目・適用・貸方勘定科目・貸方金額と打ち込みます。
最初に入力しておくと、後で楽になるので、ぜひ入力しましょう。
日付は、年月日を入力しないとエラーになりますので注意して下さい。
下図のように、取り込んだ時にエラーが出ます。
借方金額・借方勘定科目・摘要・貸方勘定科目・貸方金額の順番は適当で構いません。
借方とか貸方とか分からなくなってしまう場合は、上の図のように摘要を間に挟むとわかりやすいです。
エクセルに入力するときは、日付・借方金額・借方勘定科目だけ先に入力しましょう。
なぜなら、借方金額と借方勘定科目は、変化するからです。
実際に、消耗品費、交際費や雑費を入力することになります。
下の図を見て確認して下さい。
図の中にも書いてありますが、貸方勘定科目と貸方金額はコピーした方が簡単ですし早いです。
出来上がりはこんな感じです。
この表を名前を付けて保存しておきます。
私は、デスクトップに置いておきます。
Freeeにエクセルファイルを取り込む
Freeeにエクセルファイルを取り込んでいきます。
最初に、Freeeにログインして取引にカーソルを当てます。
取引にカーソルを当てると、エクセルインポートというのが出てきます。
このエクセルインポートをクリックします。
次にこんな画面が出てきますので、振替伝票データをのボタンをクリックします。
次に、下にあるグレー色の部分をクリックすると、エクセルファイルの一覧が出てきます。
ここで、自分が名前を付けたエクセルファイルを選択してください。
選択したエクセルファイルが、下図のように取り込まれます。
➀の税額の扱いを選んでください。
※非課税事業者で説明していますので、「すべての金額が税込み」を選択しています。
➁の部分は自動的に入ってきます。
エクセルファイルで入力しておけば、②に部分は自動的に入ってきます。
無視の下にレ点を打つところがありますが、選択する必要はありません。
もし➁の部分が▼だけになっていた場合は、形式の選択で振替伝票データを選択していない可能性があります。
なにも問題なければ登録するをクリックします。
これで取り込み終了です。
科目もざっくり合っていれば、取り込んでくれます
こんな仕訳を取り込んでみたいと思います。
借方勘定科目が本来「旅費交通費」なのですが、「交通費」で取り込みます。
途中の操作は、同じなので割愛しますが、旅費交通費で取り込まれています。
現段階では、どこまで勘定科目が違っていれば、エラーになるのか分かりませんが、分かったところで訂正していこうと思います。
Freeeで領収書をエクセルインポートしよう！図解してます！のまとめ
最後にもう一度確認しましょう。
編集後記
ちょっと量が多くなってしまったので、これで終了したのですが、Freeeの記事をもっと増やしたいと思っています。
55日記
娘は、最近おもちゃの電話で大人の真似をするのが好きなようです。
最後に「バイヤイ」といって電話を終了します。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。