現金の領収書を減らそう!クレジットカードのススメと経理処理

現金やめません? 会計
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かしわざき
かしわざき

最近、娘のお風呂担当に返り咲いた税理士の柏嵜です。

東京都大田区で開業しています。

現金勘定の残高って合わせるの面倒じゃないですか?

現金の残高が合わなかったり、大きく増えたり減ったりして悩みますよね。

そんな悩みを解決する記事になっています。

この記事には、こんなことが書いてあります
  • 現金の領収書は、減らそう
  • 現金を使うなら、クレジットカードのほうが残高合いやすいよ。
  • 現金勘定をやめたらどう?
  • 減らしても出てくる現金の領収書の処理は、ちょこちょこ入力するか、科目別に分けて一気に入力するかのどっちかです

この記事を読むと、現金の処理が簡単になりますよ。

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現金の処理はなぜ減らしたほうが良いのか?

現金の処理は、減らしたほうが良いと思っています。

なぜなら、会社や事業の現金を管理するのは非常に大変だからです。

現金管理で、問題になるのは次の3つだと思っています。

  • 現金勘定の管理は面倒
  • 現金勘定の残高が増えてしまうと役員賞与や貸付金になる
  • 領収書を会計ソフトに入力すると、入力ミスがあるかもしれない

以下で、説明していきたいと思います。

現金勘定の管理は面倒

現金勘定を管理することは、非常に面倒です。

なぜなら、現金勘定は、本当に手元の現金残高と帳簿の数字が合いにくいのです。

1円でも合わなければ、なにが原因だったのかを思い出さなければいけません。

その思い返さなければ行けない時間が、無駄になってしまいます。

  

本業に時間を使うためにに、現金での処理を減らす必要があるのです。

現金勘定の残高が増えてしまうと役員賞与や貸付金になる

現金の管理ができなくて、現金勘定の残高が増えてしまうと、会社では役員賞与や役員貸付金になってしまいます

役員賞与や役員貸付金がなぜ問題なのかの理由は、次の通りです。

  • 個人的にお金を使ったのに、会社で経費にできないものが存在する場合

本当は、会社から役員報酬をもらって、個人的なものを買います。

でも、個人にお金がないので、会社のお金を使って購入してしまう場合などです。

ということは、役員報酬以外に臨時的にお金をもらって、個人的なものを買います。

役員は、決まった役員報酬をもらう決まりになっていますので、臨時的にもらうことは、役員賞与に該当します。

   

役員賞与は、会社の経費になりませんし、所得税や住民税がかかって来ますので、良いことはありません。

領収書を会計ソフトに入力すると、入力ミスがあるかもしれない

領収書を会計ソフトに入力するときに、入力ミスがあるかもしれません。

領収書を会計ソフトに入力しても、それが正しい金額かどうかは、電卓などで確認しなければいけません。

会計ソフトに入力が慣れている私でも、領収書の金額と会計ソフトへの入力金額が合っているのかを確認します。

領収書の数が多ければ、その分会計ソフトへの入力ミスや電卓のミスが多くなってしまいます。

領収書の数を減らして、会計ソフトへの入力や確認を、減らすようにしましょう。

現金を使わない方法は、クレジットカードを使う

現金を使わないと書いてきましたが、じゃあどうすればよいのかというと、クレジットカードを使うというのはどうでしょう。

クレジットカードで支払うことによって、現金の領収書が少なくなっていきます。

クレジットカードのメリットとデメリットを紹介していきます。

クレジットカードのメリット

クレジットカードを使うメリットは、カード明細に合計金額が入っていることです。

カード明細に合計金額があるので、領収書を電卓を叩かなくても、答えはわかっています。

カード払いにすると、計算がしやすくなります。

クレジットカードのデメリット

クレジットカードを使うデメリットは、次の2つです。

  • クレジットカードの処理をどのタイミングでするのか?
  • 無駄遣いしちゃう?

以下で、説明していきたいと思います。

クレジットカードの処理どのタイミングでするのか?

クレジットカードは、使ったときと支払う時のタイミングがズレます。

このタイミングがズレるということを、頭の中に入れて使っていかなければ、良いキチンとした帳簿はできません。

クレジットカードを使うタイミングと支払のタイミングがズレるので、経理の方法は、3つあります。

  • 使うたびに経費に計上する
  • カード明細が来たらその内容を見て、経費に計上する
  • カードの支払があったときに経費に計上する

各項目について、説明していきます。

使うたびに経費に計上する

使うたびに経費に計上するメリットは、カードで商品を購入したときに経費にするため、使った月に経費に計上ができます。

使うたびに経費に計上するデメリットは、使ったら毎回会計ソフトに入力しなければいけないことです。

現在は、Web上でいくら使ったかがわかるので、この方法を採用するのが1番良いと思います。

クレジットカードを使うたびに経費に計上する場合は、次の仕訳になります。

(消耗品費)11,000(未払金)11,000

クレジットカードで商品を買うたびに、未払金勘定でを使って処理します。

そして、クレジットカードが銀行から落ちたときに、次の仕訳をします。

(未払金)11,000(普通預金)11,000

使ったときに経費計上するので、正確な損益計算ができます

カード明細が来たらその内容を見て、経費に計上する

カード明細が来たらその内容を見て経費に計上するとは、カード明細がWeb上で見れない方のやり方です。

カード明細が来たらその内容を見て、会計ソフトに入力する方法です。

この場合のメリットは、次の場合です。

  • 使った金額がカード明細に書いてあるので、それを転記するだけ

使った金額がカード明細に書いてあります。

その金額を、(消耗品費)11,000(未払金)11,000と入力します。

カードの支払月の前の月に経費を計上するため、(未払金)を使います。

カード明細が来たらその内容を見て、経費に計上する場合のデメリットは、次の2つです

  • カード明細に細かい情報がないので、その内容について確認しなければいけないことです
  • カードの締日によっては、先々月の部分が入ってしまう

最初の場合は、しょうがないとしても、カードの締日によっては、先々月の部分が入ってしまう場合は、先々月の試算表を作り変えなきゃいけないという問題が出てきます。

先々月の部分が含まれてしまうことを覚悟して、計上する場合は良いと思います。

カードの支払があったときに経費に計上する

カードの支払いが合ったときに経費に計上するとは、カードの決済が合ったときに経費として計上する方法です。

カードの支払があったときに経費に計上する場合のメリットは、カードの明細を見ながら経費にするので、間違いが少ないです。

カードの支払があったときに経費に計上する場合のデメリットは、商品などを買ったときと、お金の払った時がずれることです。

仕訳は、(消耗品費)11,000(普通預金)11,000とします。

1番簡単な処理方法ですが、カードを使ったときと経費になる時のズレが生じてしまうので、注意が必要です。

クレジットカード以外の現金の処理を減らす方法

クレジットカード以外の現金の処理を減らす方法は、現金勘定を使わないという方法です。

商品をお客さんに販売する商店や飲食店などは、お釣りが必要となりますので、現金勘定をやめるのは無理だと思います。

でも、お釣りなどを用意しなくても良い業種の場合は、現金勘定をやめても良いのでは無いでしょうか?

現金勘定をやめる場合の勘定科目は、次の2つが考えられます。

  • 法人の場合は、役員借入金又は短期(長期)借入金
  • 個人事業主・フリーランスの場合は、事業主借

以下で、説明していきたいと思います。

法人の場合は、役員借入金又は短期(長期)借入金

法人の場合は、会社の借入金勘定を使って処理をします。

借入金勘定を使う理由は、社長の個人的なお金から使ったということを意味します。

使ったときは、(消耗品費)11,000 (役員借入金)11,000という仕訳をします。

個人事業主・フリーランスの場合は、事業主借

個人事業主・フリーランスの場合は、事業主借をつかって処理をします。

事業主借勘定を使うのは、「個人事業主・フリーランスが個人的に仕事のお金を出しましたよ」って言う意味です。

商品などを購入したときは、(消耗品費)11,000(事業主借)11,000という仕訳をします。

それでもある現金の処理の仕方

カード決済をするのが良いと書いてきましたが、カード決済にしても絶対に現金の処理が無くなる訳ではありません。

なぜなら、カードが使えないところも、まだまだいっぱいあるからです。

少なくなった現金の処理ですが、次の事が考えられます。

  • 現金のレシートをちょこちょこ入力する
  • 年1回の会計ソフトへの入力なら、科目別に領収書を分ける

各項目について、以下で説明してたいと思います。

現金のレシートをちょこちょこ入力する

現金のレシートを処理する場合は、ちょこちょこ入力するのが1番です。

面倒なんですけどね。やっぱり、ちょこちょこ処理が1番です。

年1回の会計ソフトへの入力なら、科目別に領収書を分ける

ちょこちょこ処理ができない人は、年に1回年度末にやる感じでしょうか。

その時のレシートは、科目別に分けると会計ソフトに入力しやすいです。

なぜなら、日付と摘要だけを入力すれば良いからです。

日付で分けてしまうと、レシートの順番が「消耗品費」、「福利厚生費」、「接待交際費」となってしまいます。

科目で分ければ、「消耗品費」がずっと終わるまで、消耗品費を入力できますので、早く会計ソフトに入力することができます。

会計ソフトへの入力もコツがあります。色々試してください。

現金の領収書を減らそう!クレジットカードのススメと経理処理のまとめ

最後にもう1度確認しましょう。

現金の領収書を減らそう!クレジットカードのススメと経理処理のまとめ
現金の領収書を減らそう!クレジットカードのススメと経理処理のまとめ
  • 現金の領収書は、減らそう
  • 現金を使うなら、クレジットカードのほうが残高合いやすいよ。
  • 現金勘定をやめたらどう?
  • 減らしても出てくる現金の領収書の処理は、ちょこちょこ入力するか、科目別に分けて一気に入力するかのどっちかです

55日記(848)

娘は、ご飯を食べずにお菓子ばかり食べようとします。

2歳児あるあるなのでしょうか?

66日記(75)

今は、ミシュランのタイヤマンみたいなんだけど、これから可愛くなるのかな?

長女のときも同じように思った気がする。