先日、お客様のところに行ったら、交通系ICカードの経費のしかたについて、話がでました。
交通系ICカードは、使うのは便利なのですが、経費にするとなるとハードルがあったりします。
基本的には、チャージは経費になりません。
チャージは、前払いということになるからです。
経費のしかたというと、電車やバスに乗ったらその都度経費にして、購入したものは領収書で処理する。
それか、チャージを経費にするなら、交通にのみ使い他のものには使わないことでしょう。
いずれにせよ、交通系ICカードは便利になった分経費にするハードルが高くなりました。
面倒ですが、的確な処理が必要となります。
交通系ICカードの経費のしかたー基本的なことー
交通系ICカードは、チャージしたときに経費になりません。
これが基本です。
その理由は、チャージということは、前払いだからです。
チャージした金額を、前払いとして処理して、そのあと履歴で交通費に振りかるということになります。
手間ではありますが、1番確実な方法です。
交通系ICカードのチャージを経費にするのがなにが問題なのかというと、交通系ICカードでなんでも買えるからです。
そのため交通費なのか、個人的に使用しているかわかりません。
チャージを交通費として、チャージしてしまうと、個人的なものも経費になってしまうのです。
チャージしたら、あとはなに使ってもバレないと思っている方は、ちょっと問題ですので、今からやめておきましょう。
交通系ICカードの経費のしかたー領収書をメインにするー
交通系ICカードで電車などにあまり乗らない方は、領収書をメインに経費にするといいでしょう。
チャージではなく、領収書があったら経費にする方法です。
そうすれば、事業に関連する部分の領収書だけを経費にすれば、個人的な経費はいれることができなくなります。
そして、電車やバスに乗ったときは、その都度、出金伝票を書くようにすることです。
交通機関に乗ることが少ないなら、この方がラクです。
交通系ICカードの処理が面倒な方には、交通費しかつかわない
交通系ICカードにチャージして、それをどうしても経費にしたいという方は、交通費のみで使いましょう。
それ以外の買い物は、QRコード決済などで行います。
この場合は、電車やバスに常に乗る方が向いています。
大体の方は、財布からお金を出すのが面倒なので、交通系ICカードをつかうのです。
交通系ICカードとQRコード決済を分けて使うことによって、はっきりさせましょう。
チャージを経費にすると、なにに使ったかわからなくなります。
はっきり分けることで、説明できる状況をつくりましょう。
なんでもかんでも一緒だと、税務調査のときに、経費にならないものを使っていませんか？と聞かれますよ。
交通系ICカードをクラウド会計を使うのも1つ
クラウド会計を使っている場合は、交通系ICカードをクラウド会計と同期することも1つの手です。
そうすると、どこに行ったとかがすべてクラウド会計に記録されます。
そのため、いちいちどこからどこに行ったという確認する必要がありません。
問題とすると、なにかを買ったときです。
クラウド会計だと物販(※)という表示しかありません。
そのため、領収書がないと、なんだかよくわからなくなります。
交通系ICカードで決済しても、領収書は必ず保管しましょう。
※Suicaの場合は、物販と記載されます。
私の場合は、クラウド会計で処理をしています。
そして、交通費しか使っていないので、処理はラクです。
登録のルールをしてあるので、どんどん交通費として処理できます。
他のものは、PayPayかクレジットカードで購入しています。
経費になるもや個人的なものは、ほとんど買いませんので、交通系ICカードは全部交通費になっています。
ほとんど買いませんと書きましたが、たま～に自動販売機でジュースを買うことがあります。
でも、最近の自動販売機は、PayPayやQUICPayで払えるので、交通系ICカードを使うことはありません。
交通系ICカードの経費のしかた、チャージは経費にならないのまとめ
どの方法をつかうにしろ、経費は経費、個人的なものは個人手なものです。
面倒ですが、分けましょう。
それが、疑問を持たれない1番確実な方法です。
編集後記(1878)
昨日は、HUBの無料クーポンがあったので、HUBに行ってきました。
お昼すぎで、お腹がいっぱいだったので、クーポン分しか飲めませんでした。
次回行ったときに、お金を使おうと思います。
55日記(2208)
プリンセスピーチを購入したので、せっせとやっています。
2回目ですが、慣れてきたのかスムーズにやっています。
66日記(1435)
パズルをやっていたのですが、あと10数個というまえに、グチャグチャにしてしまいました。
本人は、いいと思っていたようなのでいいんですが、ちょっと残念です。