段取りのしかたについて書いてみる

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この記事でわかること

段取りのしかた

かしわざき
かしわざき

最近は、短パンですごしている税理士の柏嵜忠弘です。

東京都大田区で開業しています。

段取りってどうやってよいの?と悩んでいませんか。

段取りは、みんなができます。

段取りをやってみましょう。

段取りのしかた

私がやっている段取りのしかたは、

  • 全体像の把握
  • 見える化する
  • 次のために活かす

です。

全体像の把握

最初にやることが、全体像の把握です。

とにかくゴールを決めます。

ゴールとは、

  • 具体的ある
  • 実現可能である
  • 期限がある

ということです。

なんか分かりづらいので、〇〇と言う仕事を△△までにやる!といったものだと思ってください。

スタートが今ですから、まずゴールを決めます。

 

スタートとゴールが決まったら、

  • 起こりそうなこと
  • やらなきゃいけないこと
  • やったほうがよいこと

などを確認します。

 

このあたりは、想像や経験になりますが、実行してみて出てくることが多いです。

 

段取りで1番簡単な例は、旅行です。

旅行の段取りを、してみましょう。

 

東京(スタート)から大阪(ゴール)に行くとします。

次に、なにで行くか、どこに寄るかなどを決めて行きます。

なにで行くかは、飛行機・新幹線・深夜バスなどがあります。

どこに寄るかは、途中で名古屋に寄る?京都に寄る?などです。

 

京都に寄ると決めたら、京都のどこに寄るか?を決めます。

そして、京都に寄ってレストランに入ると決めるとします。

レストランに入るなら、服はどうする?

服は、持っていく?買う?

と考えていきます。

あと、飛行機が飛ばなかったらどうしよう・電車が動かなかったらどうしようも、ちょっと考えます。

 

こんな感じで、スタートからゴールを決めて、だんだん細かいところに行きます。

最初は、あまり細かく設定できないと思います。

とりあえず、ある程度決めたら実行して、出てきたものに対応するということになります。

 

ゴールを決めて、全体像を把握それから小さくする。

見える化する

段取りをしたら、見える化します。

見える化は、パソコンでも、ノートでもかまいません。

慣れているほうで良いと思います。

見える化して、全体像となにをやるかを把握します。

 

頭の中だけに入れておくと、忘れてしまったり、忘れないようにするために疲れてしまいます。

記憶は、紙やパソコンに任せます。

実行する期限などは、スマホやパソコンのリマインダーを使えうようにして、頭をラクにしましょう。

 

見える化して全体像とやることを把握する。

次のために活かす

ゴールまでたどり着いたら、次のために活かしましょう。

それは、見える化したものに手を加えて、さらに良いものにするのです。

そうすれば、

  • 時間が短縮される
  • 正確にできるようになる
  • ハプニングが少なくなる

となります。

2回目やる時は、1回目よりも必ず早くなりますし、正確にできます。

でも、1回目のモノを見える化していない場合は、次に活かせません。

1回目をやったら振り返って、次に活かせるようにしよう。

 

振り返ることは大切。

段取りする必要がない仕事

仕事には、段取りが必要な仕事と段取りが必要ない仕事があります。

段取りする必要がない仕事は、サッさと終わりにしましょう。

なぜなら、段取りする必要がないため、考えていてもしかたがないからです。

数分で終わる仕事は、まずやってしまうのが良いです。

全てに段取りが必要ではありません。

 

2分ルールという言葉がある

2分ルールという言葉があります。

これは、

  • 2分以内にできる仕事はすぐにやる

というものです。

2分以内にできるのかどうかの判断が必要なので、高度なテクニックだと思います。

でも、短時間でできる仕事はなんとなくわかると思うので、こういうルールも使ってみましょう。

 

段取りの必要がない仕事は、サッサとやる。

段取り8分は本当か?

段取り8分仕事2分といいますが、本当でしょうか?

たぶん、違うと思います。

なぜなら、段取りに8分も使っていたら、段取りに時間がかかりすぎて、実行する時間がなくなるからです。

 

なん分が良いのかと聞かれても、答えられません。

でも、ある程度段取りをしたら、実行すべきです。

やってみてからのほうが、色々出てくるからです。

 

想像して考えても、想像をこえることはいくらでも起きます。

だから、ある程度のところで、やり始めるのが良いです。

 

段取りしている間にチャンスロスするかもしれません。

段取りもそこそこに実行することが大切です。

段取りのしかたについて書いてみるのまとめ

最後にもう1度確認しましょう。

  • 全体像の把握
  • 見える化する
  • 次のために活かす

 

編集後記

段取りについて、書いてみました。

なかなか難しいと思いますが、自分の段取りを確立して欲しいです。

 

6月に入れば一息つけると思いますが、自己投資する予定なので、頑張りたいです。

もと取れるかなぁ・・・

55日記(1488)

パズルをやっていました。

とても楽しそうです。

 

66日記(715)

昨日は、私の抱っこで寝てくれました。

久しぶりです。

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