電子取引とは？紙保存廃止の対応はどうすれば良いの？

電子取引の紙保存廃止って聞いて、どうしたら良いの？って思っていませんか。

この記事では、1番簡単な保存方法を書いてあります。

この記事を読んで、電子取引の紙保存の廃止に対応しましょう。

この記事は、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】などを参考にして書いています。

※この記事ででてくる法律は、電子帳簿保存法のことです。

電子取引とは？紙保存廃止の対応はどうすれば良いの？

電子取引の紙保存廃止は、すべての会社や個人事業主に大きく影響します。

なぜなら、

• すべての会社や個人事業主がやらなきゃいけないから
• 取引先とのやり取りのほかに、消耗品を購入したときについても関係してくるから

電子取引とは、

• メールで請求書、領収書等をもらった場合
• OneDrive、Google Drive、Dropboxで請求書や領収書等のやり取りをした場合
• amazonや楽天などで商品を購入して、領収書をダウンロードする場合
• メルカリなどで商品を購入して、スクリーンショットで画面を保存する場合

などのことを言います。

各項目について、確認していきます。

メールで請求書、領収書等をもらった場合

最近は、メールで請求書や領収書などをもらうこともあると思います。

今までは、メールに添付されていたPDFの請求書や領収書をプリントアウトして、紙で保存していたと思います。

今回の電子帳簿保存法の改正で、紙の保存はできなくなりました。

メールで来る請求書や領収書の場合は、

• メールの本文に取引情報が書いてある場合は、メール本文をデータで保存する
• メールに添付ファイルがある場合は、添付ファイルをデータで保存する

となります。

メール本文に取引情報が書いてあっても、保存はメールソフトで保管できません。

検索要件などがあるからです。

OneDrive、Google Drive、Dropboxで請求書や領収書等のやり取りをした場合

クラウドのストレージサービスを同期して、領収書や請求書等をやり取りする場合もあると思います。

この場合も、請求書や領収書等を紙保存することはできなくなりました。

データで保存します。

amazonや楽天などで商品を購入して、領収書をダウンロードする場合

amazonや楽天などで、文房具などを買うことが多いと思います。

amazonで買うときは、領収書はプリントアウトになると思います。

そのプリントアウトしたものは、紙保存になるので電子帳簿保存法違反になります。

amazonで購入したものも、データで保存することになります。

メルカリなどで商品を購入して、スクリーンショットで画面を保存する場合

メルカリなどで本なんかを購入すると思います。

わたしもメルカリで本を購入します。

商品の状態が良くわかって、とても便利です。

メルカリで本などを購入した場合は、領収書が発行されません。

その場合は、画面をスクリーンショットで撮影して、紙で保存していたと思います。(やってない人もいるかもしれませんが・・・)

画面をスクリーンショットして、紙保存することは、法律違反となってしまいます。

電子取引の紙保存廃止の対応はどうすれば良いの？

電子取引の内容がわかったところで、紙保存廃止の対応は、

• 取引年月日、取引金額、取引先をEXCELで管理する
• 事務処理規定を作製する

これが1番簡単なやり方です。

メールや領収書などをPDFで保管するだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たしません。

検索機能が必要となって来ますが、EXCELでやります。

領収書、請求書、見積書などは、まだ郵送でやり取りする可能性はあります。

でも、amazonなどで購入したものだけの場合や領収書、請求書をメールなどで送ってくる取引先が少ない場合は、この方法が良いです。

各項目について、確認してきます。

取引年月日、取引金額、取引先をEXCELで管理する

電子取引のデータ保存は、PDFで保存するだけではダメです。

なぜなら、検索機能がなきゃいけないというのが、法律の改正のポイントとなります。

そこでPDFとEXCELを使って管理をします。

管理の方法は、2つです

• PDFのファイル名に番号をふって、取引年月日等をEXCELで管理する
• PDFのファイル名に取引年月日等をつけて管理する

各項目について、確認していきます。

PDFのファイル名に番号をふって、取引年月日等をEXCELで管理する

PDFのファイル名に①や②などの番号をつけて、EXCELで取引年月日・取引金額・取引先を管理する方法です。

という管理の方法です。

このEXCELひな形は、国税庁のHPにあります。

検索簿は、国税庁のHPの参考資料(各種規定等のサンプル)からダウンロードできます。

PDFのファイル名に取引年月日等をつけて管理する

PDFのファイル名に取引年月日等をつけて、ファイルに保管します。

そして、取引年月日などで検索できるようにします。

事務処理規定を作成する

事務処理規定というのを作らなければいけません。

事務処理規定というのは、どの範囲で誰が責任者になってやって行くのかを記録するものです。

電子データの場合は、データを書き換えてしまったり、あったデータをなかったことにしてしまったりすることができます。

そこで、責任者などを決めてやっていくことが書いてあります。

事務処理規定は、自分で作らなくても国税庁のHPからダウンロードすることができます。

　

事務処理規定をダウンロードする場合は、国税庁のHPの参考資料(各種規定等のサンプル)を確認してください。

電子取引の紙保存の廃止はいつからはじまるの？

電子取引の紙保存廃止は、2022年1月1日からです。

すべての会社や個人事業主が対象となります。

早めに対応出来るようにしましょう。

電子取引の紙保存廃止の対応できない場合の罰則は？

罰則については、

• データの改ざんなどをした場合
• データを保存していなかった場合

の2種類があります。

データの改ざんなどをした場合

各項目について、確認していきます。

データを削除したり改ざんしたりして、売上を帳簿から除いてしまった場合は、罰則があります。

通常、売上を帳簿から除いてしまった場合などは、重加算税がかかります。

データを改ざんしたりした場合は、さらに10％の重加算税がかかります。

データを保存していなかった場合

データを保存していなかった場合も罰則があります。

データの保存の方法について、電子帳簿保存法を守っていない場合は、青色申告の取り消しの可能性があります。

電子取引とは？紙保存廃止の対応はどうすれば良いの？のまとめ

最後にもう1度確認しましょう。

今回の法律は、テレワークを加速させるためにできた法律のようです。

これでテレワークする会社が増えるかどうかはわかりませんが、だいぶ変わってくると思います。

　

まったく関係ないですけど、ワールドカップの予選のアウェー戦が見られないのは、とても残念です。

こんなこと、今回が初めてなんじゃないかと思います。

今からDAZNに加入するのもなんだかな・・・って感じなんですよね。

この記事を書いているのは、オーストラリア戦に勝った後ですけど、日本代表はこれからも変わって行くのか？

監督や選手は変わらずやっていくのか、楽しみなところがあります。

ワールドカップに出場しない日本だけは見たくないと強く思っています。

55日記(1259)

私の無精ヒゲでお腹などをスリスリする、ヒゲ攻撃がお気に入りです。

朝からでも「もっとやって～」と言ってくれます。

66日記(486)

たたくと音がでることがわかって、スプーンやフォークで皿などをたたきます。

やめて欲しい。