電子帳簿保存法改正でメールで来た請求書等は紙保存できない!

仕訳・経理処理
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2021年11月に電子帳簿保存法について「お問合わせの多いご質問(令和3年11月)」が発表されました。

その中の補4 一問一答【電子取引関係】問42に、従来通りに紙保存でも、青色申告の承認は取り消さないし、経費を認めますという発表がありました。

詳しくは、補4 一問一答【電子取引関係】問42をご確認ください。

この記事でわかること

メールで来た請求書等は、データで保存しなきゃいけない

電子帳簿保存法の電子取引について悩んでいませんか?

かしわざき
かしわざき

1日1日を完全燃焼することにこだわっていたい税理士の柏嵜です。

東京都大田区で開業しています。

この記事は、電子帳簿保存法の電子取引をEXCELを使って対応する方法が書いてあります。

この記事を読んで、電子帳簿保存法の電子取引に対応しましょう。

この記事は、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】などを参考にして書いています。

電子帳簿保存法改正でメールで来た請求書等は紙保存できない!

電子帳簿保存法改正で、取引先からメールで来た請求書等は、紙保存できなくなりました。

国税庁のHPにある電子帳簿保存法一問一答という書類には、

というように、電子データで保存してくださいとなっています。

電子データ保存について、

  • いつから対象なの?⇒2022年1月1日から
  • どこで保存する?⇒パソコンの中
  • 誰が対象なの?⇒すべての会社や個人事業主
  • なにが対象なの?⇒メールで受け取る請求書等、amazonで印刷した領収書等
  • なんで電子帳簿保存法が改正になったの?⇒コロナでテレワークしづらいから
  • どのようにして保存するの?⇒PDFやEXCELで管理

を確認していきたいと思います。

いつから対象なの?⇒2022年1月1日から

電子帳簿保存法が改正されて、2022年1月1日から対象となります。

「うちの会社は4月1日から3月31日なんだけど、4月1日からで良いの?」という疑問があるかもしれません。

この場合も2022年1月1日から始めていただきます。

すべての会社や個人事業主は、2022年1月1日から始めます。

どこで保存する?⇒パソコンの中

今までは、メールで届いていた領収書を印刷して、保管していたと思います。

それができなくなったので、パソコンの中で保管するようになります。

もちろん、パソコンなのでデータがなくなってしまうかもしれません。

バックアップデータをどこかに保存しても問題はありません。

 

2022年1月1日からは、メールできた請求書等は、パソコンの中で保存する。

誰が対象なの?⇒すべての会社や個人事業主

ほとんどの会社や個人事業主が対象となります。

もちろん、紙だけで取引している場合は、特に気にする必要はありません。

でも、amazonなどで消耗品などを購入しても対象となるので、ほとんどの会社や個人事業主事業主が対象となります。

 

ほとんどの会社や個人事業主が、対応しなければいけません。

なにが対象なの?⇒メールで受け取る請求書等、amazonで印刷した領収書等

なにが対象なのかというと、

  • メールで見積書・請求書・領収書等をもらった場合
  • OneDrive・Google Drive・Dropboxなどで見積書・請求書・領収書等をやり取りした場合
  • amazonやPAYPAYモールなどで経費になるものを買って、領収書をダウンロードした場合
  • メルカリやPAYPAYフリマで経費になるものを買って、スクリーンショットで保存した場合

などです。

メルカリなどで領収書が出ない場合は、画面をスクリーンショットして、紙保存していたと思います。

そのスクリーンショットもデータで保存することになります。

 

データで来たものは、データで保存することになる。

どのようにして保存するの?⇒PDFやEXCELで管理

メールで請求書等をもらった場合の保存は、次の3要件があります。

  • 設置要件⇒パソコンで見られること
  • 検索要件⇒EXCELなどを使って検索できること
  • その他の要件⇒事務処理規定を備え付ける

各項目について、確認します。

設置要件⇒パソコンで見られること

設備要件は、パソコンで見ることができるようにすることです。

これは、問題ないと思います。

検索要件⇒EXCELなどを使って検索できること

検索要件は、

  • 取引年月日
  • 取引金額
  • 取引先

で検索できるようにすることです。

1番簡単な方法は、EXCELで検索出来るようにする方法です。

PDFのファイル名に①や②などの番号をつけて、EXCELで取引年月日・取引金額・取引先を検索します。

という管理の方法です。

このEXCELひな形は、国税庁のHPにあります。

検索簿は、国税庁のHPの参考資料(各種規定等のサンプル)からダウンロードできます。

その他の要件⇒事務処理規定を備え付ける

事務処理規定というのを作らなければいけません。

事務処理規定というのは、どの範囲で誰が責任者になってやって行くのかを記録するものです。

電子データの場合は、データを書き換えてしまったり、あったデータをなかったことにしてしまったりすることができます。

そこで、責任者などを決めてやっていくことが書いてあります。

事務処理規定は、自分で作らなくても国税庁のHPからダウンロードすることができます。

 

事務処理規定をダウンロードする場合は、国税庁のHPの参考資料(各種規定等のサンプル)を確認してください。

この方法は、税務署が来たときにデータを渡す方法となります。

他の方法もありますが、簡単でお金をかけない方法として説明しています。

他の方法は、 国税庁のHPの電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 をご確認ください。

※この方法は、税務署が来たときにデータを渡す方法となります。

他の方法もありますが、簡単でお金をかけない方法として説明しています。

なんで電子帳簿保存法が改正になったの?⇒コロナでテレワークしづらいから

電子帳簿保存法が改正された理由は、

  • コロナウイルスが蔓延して、請求書等のやりとりがメールが多くなった
  • 紙で処理すると経理は、会社に行かなきゃいけなくなるから

などの理由からです。

国は、テレワークを加速させたいのだと思います。

電子帳簿保存法改正が始まって紙で来た請求書等の保存は?

請求書等が紙で来た場合は、

  • 紙で保存
  • スキャナで読み取って保存

の2種類があります。

紙で保存したほうが、簡単なので紙で保存したほうが良いと思います。

電子帳簿保存法改正で自分が発行する請求書等は?

取引先からくる請求書等は、データで保存しなければいけません。

では、自分が作成した請求書等は、どうやって保存するのかというと、

  • 紙で保存
  • データで保存

各項目について、確認していきます。

紙で保存

自分のパソコンで作った請求書等は、出力して紙で保存できます。

これは、今まで通りですね。

データで保存

自分のパソコンで作った請求書等は、データで保存することもできます。

この場合は、

  • 税務調査の時にデータを渡すこと
  • 作っているソフトのマニュアルがあること
  • パソコンで見られること

などを要件に可能となります。(かなりざっくりと書いています。)

 

今まで通り紙で保存することもできますし、データで保存に挑戦しても良いと思います。

発行する請求書は、紙保存又はデータで保存できる。

詳しくは、国税庁のHPの電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】をご確認ください。

電子帳簿保存法改正でメールで来た請求書等は紙保存できない!のまとめ

最後にもう1度確認しましょう。

電子帳簿保存法改正でメールで来た請求書等は紙保存できない!のまとめ
電子帳簿保存法改正でメールで来た請求書等は紙保存できない!のまとめ
  • メールで来た請求書等は、紙保存できない
  • 2022年1月1日から
  • すべての会社と個人事業主が対象

電子取引のデータ保存は、強制です。

でも、今から体制を整えれば、そんなに問題ないと思います。

電子取引が多い方は、面倒かもしれませんが、紙で印刷しないことを考えると手間が減るかもしれません。

あと、バックアップも必ずとってください。

昨日は、結婚記念日でした。

記念日を祝ってレストランで・・・と言いたいところですが、子供も小さいので外出もできません。

宅配のピザを頼んでスパークリングワインを飲んで終わりました。

結婚してから奥さんと2人だけの時間が、半年しかなかったので、いつもこんな感じです。

いつ頃から、「お留守番するから、出かけてきて」なんて、言ってくれるのでしょうか?

その日が楽しみです。

55日記(1263)

昨日は、トイレが成功したようです。

そろそろ、オムツが取れるのか?取れないのか?

それは、娘次第です。

66日記(490)

トイレに行きたがります。

長女に「トイレ行こう」というと、1番先にトイレに行こうとします。

言葉がわかるのは良いのですが、トイレに行ってトイレットペーパーをからからするのは、やめてほしい。

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