領収書がない時の経費って、どうやって処理するの? 

会計
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かしわざき
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税理士の柏嵜忠弘です。東京都大田区で開業しています。

節税って聞くと特別な事をやると思っていませんか?

実は、領収書をきっちりと集めることが、節税への第一歩なのです。

しかし!領収書って必ず出ませんよね。

領収書をもらえなかった時の経費処理ってどうしてますか?

この記事では、次のことが書いてあります。

この記事は、こんなことが書いてあります
  • そもそも領収書をもらうの忘れないでね
  • 領収書が出ない場合の対処法
    • 打ち合わせが、割り勘だった
      • お店に割り勘の領収書を発行できるかどうかを確認
      • 出金伝票で処理
    • 自動販売機でジュースを購入した
      • 出金伝票で処理
      • カレンダーや手帳で処理
    • 電車やバスの交通費
      • SuicaやPASMOの履歴印字を活用
      • 出金伝票を使う
    • 冠婚葬祭
      • 結婚式の時は、招待状に日付と金額をメモ
      • お葬式の時は、香典返しのなかにあるお礼状に日付と金額をメモ
      • お礼状や招待状がない場合は、出金伝票で処理する
    • うっかりもらい忘れる
      • うっかりもらい忘れてしてしまった場合は、出金伝票を書いて処理
  • 領収書なのか?レシートなのか?
    • 個人的には、レシートの方が良いと思っている
  • 余談ですけど、こんな時はどうするの?
    • 振込した時に領収書はもらわなくて良いの?
      • 領収書をもらう必要はない
    • 振込したお金が通帳に印字されない場合は?
      • 振込票を保管しておく
    • カードで支払った時のレシートは捨てて良いの?
      • カードの明細があるけど、捨てちゃダメ

この記事を読み終えると、領収書をもらうのが楽しくなるかもしれません。(たぶん、そんな気持ちにはならないよね)

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そもそも領収書もらうの忘れないでね

そもそもの話なんですが、領収書をもらわないと経費になりません

なぜなら、領収書がないと経費としてお金を使った証拠がないからです。

実際に、税務調査が来たときは、必ずではないですが領収書を確認します。

領収書は、必ずもらいましょう!

領収書が出ない場合の対処法

領収書が出ない場合の例として、次の5つなどが考えられます。

  • 打ち合わせが、割り勘だった
  • 自動販売機でジュースを購入した
  • 電車やバスの交通費
  • 冠婚葬祭
  • うっかりもらい忘れる

各項目について、領収書がなかった時の対処法を説明して行きます。

打ち合わせが、割り勘だった場合

割り勘の領収書をお店で領収書が発行できない場合は、出金伝票で処理します。

でも、手順としては、次の流れになります。

  1. お店に割り勘の領収書を発行できるかどうかを確認
  2. 出金伝票で処理

まず最初にお店に割り勘で、領収書が発行できるかどうかを確認しましょう。

出金伝票で処理する場合は、下の図のようになります。

出金伝票 割り勘

出金伝票の摘要(てきよう)欄には、次のことを必ず書いてください。

  • 割り勘した方の会社名と相手の名前
  • 割り勘のため領収書なし

もし、そこで食事する約束した時のメールなどが残っていたら、証拠にするためにプリントアウトしておきます。

自動販売機でジュースを買った場合

自動販売機でジュースを買った場合の処理は、次の2つです。

  • 出金伝票で処理
  • カレンダーや手帳で処理

各項目について、説明して行きます。

出金伝票で処理

出金伝票は、下の図のように書いてください。

必要な項目は、次の3つです。

  • いくらのものを何本買ったのか?
  • 建築現場の場合は、現場名
  • 自動販売機のため領収書なし
出金伝票 自動販売機

必要な項目は、次の3つです。

  • いくらのものを何本買ったのか?
  • 建築現場の場合は、現場名
  • 自動販売機のため領収書なし

本当は、相手の会社名と相手の名前を書いた方が良いです。

でも、建築現場などでは色々な業者がいる場合は、わからないけど全員分買ったりしますよね。

そんな場合は、仕方ないので諦めましょう。

カレンダーや手帳の場合

毎日出金伝票を書くのが面倒なくらい、自動販売機でジュースを買う場合は、カレンダーや手帳(出面帳)などに書いても良いです。

カレンダーや手帳(出面帳)に「△△現場、10時休憩〇本、15時休憩〇本」とメモしておきましょう。

電車やバスなどの交通費の場合

電車やバスに乗った時の交通費の場合の処理は、次の2つです。

  • SuicaやPASMOの履歴印字を活用
  • 出金伝票を使う

各項目について、説明します。

SuicaやPASMOの履歴印字を活用する

SuicaやPASMOの履歴印字を活用して、経費に計上します。

Suicaの印字については、JR東日本HPの履歴印字(ぱそこんのみ)をご確認ください。

PASMOの印字については、モバイルPASMO のHP残額履歴やご利用明細等の確認をご確認ください。

SuicaやPASMOのチャージした金額を、旅費交通費にするのは止めましょう。

SuicaやPASMOは、コンビニなどでも使えますので、経費なのか私的に使ったのか内容がわかりにくいからです。

振替伝票を使う

旅費交通費を振替伝票で経費にするには、下の図のように書きます。

出金伝票に必要な項目は、次の2つです。

  • 訪問先の会社名
  • 電車などの乗り始めの駅(バス停)~乗り終わりの駅(バス停)
出金伝票 電車

   

面倒な方は、使った交通費を出金伝票で書く方が良いです。

冠婚葬祭の場合

冠婚葬祭の場合は、次の3つです。

  • 結婚式の時は、招待状に日付と金額をメモ
  • お葬式の時は、香典返しのなかにあるお礼状に日付と金額をメモ
  • お礼状や招待状がない場合は、出金伝票で処理する

お礼状や招待状がない場合だけ、少し説明します。

お礼状や招待状がない場合は、出金伝票で処理する

お礼状や招待状がない場合とは、例えば、取引先の人に「子供が生まれました」と言われて、その場で出産祝いを渡す場合などです。

このような場合の出金伝票の書き方は、下の図のようになります。

冠婚葬祭の場合の出金伝票の書く内容は、次の2つです。

  • 相手の会社名と相手の名前
  • お祝いの内容(出産祝いなど)

結婚式のお祝い、お葬式の香典、出産祝いなどで現金を渡す場合は、消費税の非課税です。

友人や親せきなどの結婚式に出席した場合は、経費になりません。

金額が大きいので経費にしたいのはわかるのですが、仕事に関係している場合だけです。

うっかりもらい忘れるケース

領収書をうっかりもらい忘れてしてしまった場合は、出金伝票を書いて処理しましょう。

  

少しないくらいなら大丈夫でしょう(月1回くらいで、金額も少なければ)。

領収書なのか?レシートなのか?

たまに領収書が良い?レシートが良い?と聞かれますが、どっちでも良いです。

個人的には、レシートの方が良いと思っています。

なぜなら、購入した内容がわかるからです。

焼肉屋で飲食した場合は、領収書でもレシートでも飲食したことが分かります。

コンビニなんかでは、領収書にすると、なにを購入したのか分からなくなるからです。

今までは、コンビニの領収書をジュース代で処理できたかもしれません。

でも、これからは、軽減税率(食料品)とそうでないもので領収書も分けて表示されます。

ジュース以外の物を購入したこともわかりますので注意してください。

余談ですけど、こんな時はどうするの?

たまに相談って程でもないですけど、質問されることを書いて行きます。

  • 振込した時に領収書はもらわなくて良いの?
  • 振込したお金が通帳に印字されない場合は?
  • カードで支払った時のレシートは捨てて良いの?

各項目について、説明して行きます。

振込した時に領収書はもらわなくて良いの?

お金を振込した時は、領収書をもらう必要はありません

なぜなら、お金を振り込んだ場合は、振り込んだ金額や相手先が通帳に記帳されるからです。

通帳に記載していれば、その分については、領収書は必要ありません。

振込したお金が通帳に印字されない場合

振込料を節約するために、振込先の銀行を使う場合もあると思います。

そんな時は、振込票を取っておきましょう。

なぜなら、振込票が、お金を振り込んだ証拠になるからです。

振込票を取って置かないと、振り込んだ証拠がなくなってしまうので、注意しましょう。

カードで支払った時のレシートは捨ててよいの?

カードの請求明細書があるので、捨てても良いと思っている方がいるかもしれません。

でも、カードで払った領収書やレシートは捨てないでください。

消費税の場合は、領収書やレシートがないと仕入れ税額控除というのが使えないからです。

この辺は説明が大変なので、とにかくカードで支払った時の明細も取って置くと思ってください。

     

☆関連記事☆

経費で落とすとは?メリット1つとデメリット3つ

領収書まだノートに貼っているの?中小企業の領収書処理や保存方法

領収書がない時の経費って、どうやって処理するの?のまとめ

最後にもう一度確認しましょう。

領収書がない時の経費って、どうやって処理するの?
領収書がない時の経費って、どうやって処理するの?
  • そもそも領収書をもらうの忘れないでね
  • 領収書が出ない場合の対処法
    • 打ち合わせが、割り勘だった
      • お店に割り勘の領収書を発行できるかどうかを確認
      • 出金伝票で処理
    • 自動販売機でジュースを購入した
      • 出金伝票で処理
      • カレンダーや手帳で処理
    • 電車やバスの交通費
      • SuicaやPASMOの履歴印字を活用
      • 出金伝票を使う
    • 冠婚葬祭
      • 結婚式の時は、招待状に日付と金額をメモ
      • お葬式の時は、香典返しのなかにあるお礼状に日付と金額をメモ
      • お礼状や招待状がない場合は、出金伝票で処理する
    • うっかりもらい忘れる
      • うっかりもらい忘れてしてしまった場合は、出金伝票を書いて処理
  • 領収書なのか?レシートなのか?
    • 個人的には、レシートの方が良いと思っている
  • 余談ですけど、こんな時はどうするの?
    • 振込した時に領収書はもらわなくて良いの?
      • 領収書をもらう必要はない
    • 振込したお金が通帳に印字されない場合は?
      • 振込票を保管しておく
    • カードで支払った時のレシートは捨てて良いの?
      • カードの明細があるけど、捨てちゃダメ

編集後記

最近、やりたくないことを、どうやってやらないようにするか悩んでいます。

55日記

娘の最近のブームは、うどんです。

ちゅるっと音を立てて楽しそうに食べています。

  

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。