経理ってめんどうだけどやっちゃいけないことがある

2024年9月17日

経理でやっちゃいけないことってなんだ？と思っていませんか。

経理でやっちゃいけないことは、

・現金の残高を確認しない

・使っちゃいけない勘定科目を使うこと

・勘定科目の残高がマイナスになること

となります。

この記事を読んで、経理でやっちゃいけないことを確認しましょう。

経理ってめんどうだけど、やっちゃいけない現金の残高をまったく確認しないこと

経理でやっちゃいけないことは、現金の残高をまったく確認しないことです。

現金の残高は、ちゃんとあるかどうかを確認しましょう。

現金は、財布にお金があることを意味するので、本当に会社にある必要があるのです。

でも、現金の残高をまったく気にしない方がいて、200万円や300万円となっている場合があります。

これって、かなりヤバイです。

なんでヤバイのかというのは、現金があるはずなので、税務調査で「決算書の現金の残高が300万円になっていますけど、本当にそのくらいありますか？」と聞かれます。

いやいや、決算の時と税務調査のときって、時間が経過しているから、別に残高なんて「いや～、このあと減ったんで10万円です」とか答えておけばいいとか思っていませんか？

税務調査のときって、「今の現金の帳簿と残高を確認させてください」とか言われることありますからね。

だから、適当なとこ言ってごまかそうって思ってはいけません。

現金ってなんで確認するの？と思った方もいるかもしれませんが、税務調査では現金の残高が知りたいのではなくて、お金がどっか行ってないか？が知りたいのです。

預金は通帳にあるから問題ないんですが、現金はすぐにどっか行っちゃうんです。

そのどっか行っちゃったのが、社長が個人的に使っているかどうかとか知りたいんですよね。

もし、社長が個人的に使っているなら、役員報酬以外に使っているから、役員賞与になるよって話なのです。

通帳からお金をおろして、現金を使うだけですが、きっちり合わせるのはなかなか難しいです。

1日の最後でいいので、領収書が使った分だけあるのか確認しましょう。

これをしないと、お金と領収書の金額はすぐに合わなくなってしまいます。

経理ってめんどうだけど、使っちゃいけない勘定科目を使っちゃだめ

使っちゃいけない勘定科目ってないんですけど、あまり使っちゃいけない勘定科目はあります。

それは、

・仮払金

・雑費

ですね。

仮払金

仮払金がなんで使っちゃいけないのかというと、なんかよくわからないからです。

なんかよくわからないっていうのは、仮払金ってオールマイティーすぎて、内容がよくわかりません。

使い勝手がいいため、あまり使わない方がいいのです。

会社の場合は、決算書に勘定科目内訳明細書というのをつけます。

その勘定科目内訳明細書に仮払金のことも書く必要があるのですが、そこに明細がきっちり入っている場合は問題ありません。

たとえば、仮払金　出張のため仮払い

とかですね。

これだと、第3者が見ても、「決算の時に出張があって、お金を仮払いしたんだ」ってわかります。

こんな感じで処理されている場合は、問題がないのです。

でも、仮払金　〇〇(社長の名前)の場合なんかは、あまり良くありません。

その理由は、社長になんで仮払いしたのかが、わからないからです。

もしかしたら、社長が個人的に使い込んでるけど、現金の残高と合わないから仮払金にした？とか思ってしまいます。

あとは、役員貸付金になると、面倒だから仮払金にしてるんじゃない？とかですね。

もちろん、金額が1万円とかで、すぐに返せそうな金額なら気になりません。

200万円とかになっていれば、そんな妄想も出てくることになります。

理由のある仮払金は、使っていったほうがいいですが、理由のない仮払金は使わないようにしましょう。

雑費

雑費もあまり使ってほしくない勘定科目です。

その理由は、雑費もオールマイティー過ぎるんですよね。

なんでも雑費にできてしまうので、雑費ばっかりの決算書を見ることがあります。

こうなると、決算書を見ているほうも、なんだかわかりません。

消耗品費、通信費、支払手数料でもなく、なんで雑費にしたんだろうか？と思うこともあります。

税務調査でも、雑費が多かったからという理由で来たというのを見たことがあります。

私が会計事務所に勤務していたときも、雑費はなるべく使わないようにと言われていました。

雑費というのは、便利すぎて逆に使ってはいけない勘定科目です。

困ったときの雑費だと思っている方は、もうすこし頑張って消耗品費や支払手数料にいれましょう。

経理ってめんどうだけど、勘定科目の残高がマイナスになることはダメ

経理でやっちゃいけないのが、勘定科目の残高がマイナスになることです。

その理由は、そもそも勘定科目ってマイナスにならないからです。

現金がマイナスだったりしたら、変でしょ。

財布のお金がマイナスなんて、ありませんからね。

あと、経費関係の勘定科目もそうです。

なにを使ったら、支払手数料ってマイナスになるんでしょうか？

そう考えると勘定科目がマイナスになることは、おかしなことばかりなんです。

じゃあ、どうやってマイナスになるのを防ぐのかというと、ちゃんと残高を確認すればいいのです。

会計ソフトには、いろいろな確認方法がありますので、確認してみましょう。

いろいろあるじゃわからないって場合は、決算書にして確認しましょう。

そうすると、残高がマイナスになっているかが、すぐにわかります。

会計ソフトに入力しても、確認しない方が多いです。

内容を確認しても、残高を確認しない人も多いので、確認しましょう。