最近、娘がまた一緒にお風呂に入ってくれるようになって、有頂天の税理士柏嵜です。
東京都大田区で開業しています。
税理士である私がやっている、領収書・レシートの整理や保存の方法を紹介したいと思います。
この記事には、次のことが書いてあります。
この記事を読むと、領収書・レシートの整理が簡単になりますよ。
そもそも領収書・レシートはなぜ保管するのか？
領収書・レシートを保管・整理する理由は、次の3つです。
- 使ったお金を会社や個人事業などの経費にするため
- 自分で後で見返しができるように
- 税務調査などがあったときに見せるため
各項目について、次で説明していきます。
使ったお金を会社や個人事業などの経費にするため
会社や個人事業などの経費にするために、領収書を保管します。
領収書・レシートは、事業に使ったものを証明するものです。
領収書・レシートを保管していない場合は、なににお金を使ったかわからないので、経費にはなりません。
☆関連記事☆領収書もらえない時の経費ってどうやって処理するの？
自分で後で見返しができるように
領収書・レシートは自分で見返せるようにしたほうが良いです。
実際は、あまり見返すこともないのですが、領収書・レシートを見返すタイミングは、会計ソフトの最終チェックのときだと思います。
会計ソフトに入力して何ヶ月後かに、総勘定元帳などでチェックすると、たまに「なにこれ？」って言うのが出てきます。
そんなときに見返したりします。
見返すときに、すぐに領収書・レシートが出てきたほうが良いですよね。
そのため整理や保管をキチンとします。
税務調査などがあったときに見せるため
税務調査などがあったときに見せるために、領収書・レシートは整理しなければいけません。
なぜなら、税務調査で「領収書・レシートを見せてください」と言われるたときに、すぐ出てこないと税務調査官の印象を悪くするかもしれません。
キチンとやっていることを証明するためにも、領収書・レシートの整理は欠かせません。
領収書・レシートは、常に整理して保管しておきましょう。
私が領収書・レシートの保管をするために使っている、13ポケットファイル
私は、領収書・レシートを保管するのに13ポケットファイルを使っています。
※実際に使っているものです。ちょっと微妙な写真ですみません。
この13ポケットファイルのメリットは、次の2つです。
- 1ヶ月ごとに分けられる
- ある程度厚みがあるので、無くさない
各項目について、説明していきます。
1ヶ月ごとにわけられる
13ポケットファイルのメリットは、なんと言っても1ヶ月ごとに分けられることです！
そんなに強調する必要は無いのですが、1ヶ月ごとに分けられるのが最大のポイントです。
13個のポケットがあるので、1事業年度や1年分の領収書・レシートをまとめて入れておくことができます。
ある程度厚みがあるので、無くさない
13ポケットファイルの2つ目のメリットは、ある程度厚みがあるので無くさないことです。
たまに見かけるのですが、領収書の整理にクリアファイルを使っている方がいます。
領収書を見せて欲しいとお願いしたら、他のクリアファイルと混じってしまって、なかなか見つからないって事がありました。
クリアファイルは、２辺が空いているので、領収書がクリアファイルから出てしまうこともあります。
その点13ポケットファイルは、ある程度厚みがあり、フタもあるので無くなったりしません。
私は、無印良品で購入しました。
絶対無印良品のが良いって訳ではありません。
たまたま店舗で見かけたので買って使っています。
コクヨなどにも売っていますので、確認してみてください。
自分に合ったものが、ありますよ。
商品を確認したい方は、無印良品のHPの13ポケットファイルを確認してください。
私が領収書・レシートを整理するときの流れ
私が領収書・レシートを整理するときの流れは、次の7つです。
- とりあえず財布から出す
- 領収書・レシートに内容を書き込む
- 洗濯ばさみで吊るす
- 会計ソフトに入力する
- 13ポケットファイルに入れる
- ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる
- 事業年度(年)の封筒に入れて、保管する
各項目について、説明していきます。
とりあえず財布から領収書・レシートを出す
毎日、家や事務所に帰ったら領収書を財布から出します。
たぶん、これが最大の難関です。
なぜなら、面倒だからや後で良いやって感じになりますよね。
毎日、家に帰ったときや会社に戻ったときに、最初にやる癖をつけましょう。
そうすれば、次の「領収書・レシートに内容を書き込む」も簡単にできるようになります。
領収書・レシートに内容を書き込む
財布から出した領収書・レシートには、内容を書き込まなければいけません。
なぜなら、使った内容を忘れちゃうからです。
領収書やレシートをもらった当日に、会計ソフトに詳しく入力できれば良いですが、そんことできる人は、ほとんどいないでしょう。
だから、使った当日に内容を書くのです。
領収書・レシートに書く内容は次の2つ
- 領収書・レシートに手書きで各内容は、次の2つです。
- 誰と？
- どうした？
いつ？、どこで？、なにを？の３つは、領収書・レシートに書いてあります。
それ以外の誰と？どうした？を書いていきます。
例えば、「〇〇商事 △△さんと打ち合わせ」、「□□建設 〇〇さん お礼」などです。
領収書やレシートと組み合わせで、いつ？どこで？、なにを？、誰と？、どうした？が完成するのです。
洗濯ばさみで吊るす
冷蔵庫にマグネットのフックを付けています。そのフックに洗濯ばさみを引っ掛けて使っています。
下の写真のような感じです。
多分他に良い方法があるかもしれません。
私の家では、冷蔵庫のところが1番よく通るところだし、財布にもペンにも近いのでこの場所にしています。
洗濯バサミで止めているのが現金支払いです。
マグネットと冷蔵庫にあるものが、クレジットカード支払いのものです。
箱に入れても良いですし、自分に合った場所を探してください。
領収書・レシートをもらった日の処理は、ここまでとなります。
領収書・レシートをもらった日の処理が一番重要ですので、しっかり頑張りましょう。
領収書・レシートを会計ソフトに入力する
冷蔵庫のフックに吊るしておいた領収書・レシートを、会計ソフトに入力します。
領収書・レシートに最初から書いてあることと、自分で書き加えたことを、会計ソフトに入力します。
私は、基本的に毎朝起きたときにやっています。
朝起きて脳がぼーっとしているときの、ウォーミングアップにしているのです。
基本的にと書いてある通り、残念ながら毎日はできていません。
色々な仕事をルーティーンとしてやっていくことが、自分の課題です。
13ポケットファイルに入れる
会計ソフトに入力した領収書・レシートを、13ポケットファイルにしまいます。
、会計ソフトに入力していない領収書・レシートと混ざってしまうので、入力済みの領収書・レシートは、すぐに13ポケットファイルに入れましょう。
ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる
13ポケットファイルに12ヶ月入れ終わったら、月ごとに領収書・レシートを封筒に入れます。
封筒は、100円ショップで買った茶封筒に○月分と書いておけば良いです。
事業年度(年)の封筒に入れて、保管する
最後に、月ごとの封筒12枚を、A４の書類が入る封筒に入れます。
A4の書類が入る封筒には、次のことを書いてください。
会社の場合→第○期、会計資料
個人事業主・フリーランスの場合→令和○年確定申告資料
最後は、１つの封筒にまとめて保管するのが良いです。
領収書・レシートをノートに貼るのはやめましょう
領収書・レシートをノートに貼るのはやめましょう。
なぜなら、面倒だからです。
領収書・レシートを整理することは、お金を生みません。
だから、大体の人が面倒に感じます。
なるべく手のかからない方法は、領収書・レシートをノートに貼らないことです。
領収書・レシートは科目で分けるのか？日付で分けるのか？
13ポケットファイルを使っていますが、ポケットの使い方は、月別にしています。
なぜなら、まとめて会計ソフトに入力しないからです。
1年分をまとめて会計ソフトに入力する場合は、科目の変更の内容に同じ科目で入力する方が楽なんです。
その場合は、勘定科目で分けるほうが良いと思っています。
でも、私は、すこしづつ会計ソフトに入力しているので、月別で分けています。
領収書・レシートの整理をやる時間を必ず決めましょう
領収書・レシートの処理は、利益を産まないため、やる気が出ません。
1週間でも良いので、どこかで時間を決めてやってしまいましょう。
領収書・レシートの整理や保存は、13ポケットファイルが最適！のまとめ
55日記(838)
毎日保育園であった出来事を、報告してくれます。
66日記(65)
夜も寝付きがよく、簡単に寝てくれるのでとても楽です。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。