領収書・レシートの整理や保存は、13ポケットファイルが最適!

経理処理
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かしわざき
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最近、娘がまた一緒にお風呂に入ってくれるようになって、有頂天の税理士柏嵜です。

東京都大田区で開業しています。

税理士である私がやっている、領収書・レシートの整理や保存の方法を紹介したいと思います。

この記事には、次のことが書いてあります。

この記事には、こんなことが書いてあります
  • 私が、領収書・レシートを整理する流れ
    • とりあえず財布から出す
    • 領収書・レシートに内容を書き込む
    • 洗濯ばさみで吊るす
    • 会計ソフトに入力する
    • 13ポケットファイルに入れる
    • ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる
    • 事業年度(年)の封筒に入れて、保管する

この記事を読むと、領収書・レシートの整理が簡単になりますよ。

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そもそも領収書・レシートはなぜ保管するのか?

領収書・レシートを保管・整理する理由は、次の3つです。

  • 使ったお金を会社や個人事業などの経費にするため
  • 自分で後で見返しができるように
  • 税務調査などがあったときに見せるため

各項目について、次で説明していきます。

使ったお金を会社や個人事業などの経費にするため

会社や個人事業などの経費にするために、領収書を保管します。

領収書・レシートは、事業に使ったものを証明するものです。

領収書・レシートを保管していない場合は、なににお金を使ったかわからないので、経費にはなりません。

☆関連記事☆領収書もらえない時の経費ってどうやって処理するの?

自分で後で見返しができるように

領収書・レシートは自分で見返せるようにしたほうが良いです。

実際は、あまり見返すこともないのですが、領収書・レシートを見返すタイミングは、会計ソフトの最終チェックのときだと思います。

会計ソフトに入力して何ヶ月後かに、総勘定元帳などでチェックすると、たまに「なにこれ?」って言うのが出てきます。

そんなときに見返したりします。

見返すときに、すぐに領収書・レシートが出てきたほうが良いですよね。

そのため整理や保管をキチンとします。

税務調査などがあったときに見せるため

税務調査などがあったときに見せるために、領収書・レシートは整理しなければいけません

なぜなら、税務調査で「領収書・レシートを見せてください」と言われるたときに、すぐ出てこないと税務調査官の印象を悪くするかもしれません

キチンとやっていることを証明するためにも、領収書・レシートの整理は欠かせません。

領収書・レシートは、常に整理して保管しておきましょう。

私が領収書・レシートの保管をするために使っている、13ポケットファイル

私は、領収書・レシートを保管するのに13ポケットファイルを使っています。

13ポケットファイル

※実際に使っているものです。ちょっと微妙な写真ですみません。

この13ポケットファイルのメリットは、次の2つです。

  • 1ヶ月ごとに分けられる
  • ある程度厚みがあるので、無くさない

各項目について、説明していきます。

1ヶ月ごとにわけられる

13ポケットファイルのメリットは、なんと言っても1ヶ月ごとに分けられることです!

そんなに強調する必要は無いのですが、1ヶ月ごとに分けられるのが最大のポイントです。

13個のポケットがあるので、1事業年度や1年分の領収書・レシートをまとめて入れておくことができます。

ある程度厚みがあるので、無くさない

13ポケットファイルの2つ目のメリットは、ある程度厚みがあるので無くさないことです。

たまに見かけるのですが、領収書の整理にクリアファイルを使っている方がいます。

領収書を見せて欲しいとお願いしたら、他のクリアファイルと混じってしまって、なかなか見つからないって事がありました。

クリアファイルは、2辺が空いているので、領収書がクリアファイルから出てしまうこともあります。

その点13ポケットファイルは、ある程度厚みがあり、フタもあるので無くなったりしません

私は、無印良品で購入しました。

絶対無印良品のが良いって訳ではありません。

たまたま店舗で見かけたので買って使っています。

コクヨなどにも売っていますので、確認してみてください。

自分に合ったものが、ありますよ。

  

商品を確認したい方は、無印良品のHPの13ポケットファイルを確認してください。

私が領収書・レシートを整理するときの流れ

私が領収書・レシートを整理するときの流れは、次の7つです。

  • とりあえず財布から出す
  • 領収書・レシートに内容を書き込む
  • 洗濯ばさみで吊るす
  • 会計ソフトに入力する
  • 13ポケットファイルに入れる
  • ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる
  • 事業年度(年)の封筒に入れて、保管する

各項目について、説明していきます。

とりあえず財布から領収書・レシートを出す

毎日、家や事務所に帰ったら領収書を財布から出します

たぶん、これが最大の難関です。

なぜなら、面倒だからや後で良いやって感じになりますよね。

毎日、家に帰ったときや会社に戻ったときに、最初にやる癖をつけましょう。

そうすれば、次の「領収書・レシートに内容を書き込む」も簡単にできるようになります。

領収書・レシートに内容を書き込む

財布から出した領収書・レシートには、内容を書き込まなければいけません

なぜなら、使った内容を忘れちゃうからです。

領収書やレシートをもらった当日に、会計ソフトに詳しく入力できれば良いですが、そんことできる人は、ほとんどいないでしょう。

だから、使った当日に内容を書くのです。

領収書・レシートに書く内容は次の2つ

  • 領収書・レシートに手書きで各内容は、次の2つです。
  • 誰と?
  • どうした?

いつ?、どこで?、なにを?の3つは、領収書・レシートに書いてあります。

それ以外の誰と?どうした?を書いていきます。

例えば、「〇〇商事 △△さんと打ち合わせ」、「□□建設 〇〇さん お礼」などです。

領収書やレシートと組み合わせで、いつ?どこで?、なにを?、誰と?、どうした?が完成するのです。

洗濯ばさみで吊るす

冷蔵庫にマグネットのフックを付けています。そのフックに洗濯ばさみを引っ掛けて使っています。

下の写真のような感じです。

多分他に良い方法があるかもしれませんが、1番よく通るところだし、財布にもペンにも近いのでこの場所にしています。

箱に入れても良いですし、自分に合った場所を探してください。

領収書・レシートをもらった日の処理は、ここまでとなります。

領収書・レシートをもらった日の処理が一番重要ですので、しっかり頑張りましょう。

領収書・レシートを会計ソフトに入力する

冷蔵庫のフックに吊るしておいた領収書・レシートを、会計ソフトに入力します。

領収書・レシートに最初から書いてあることと、自分で書き加えたことを、会計ソフトに入力します。

  

私は、基本的に毎朝起きたときにやっています。

朝起きて脳がぼーっとしているときの、ウォーミングアップにしているのです。

基本的にと書いてある通り、残念ながら毎日はできていません。

色々な仕事をルーティーンとしてやっていくことが、自分の課題です。

13ポケットファイルに入れる

会計ソフトに入力した領収書・レシートを、13ポケットファイルにしまいます。

  

、会計ソフトに入力していない領収書・レシートと混ざってしまうので、入力済みの領収書・レシートは、すぐに13ポケットファイルに入れましょう。

ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる

13ポケットファイルに12ヶ月入れ終わったら、月ごとに領収書・レシートを封筒に入れます

封筒は、100円ショップで買った茶封筒に○月分と書いておけば良いです。

事業年度(年)の封筒に入れて、保管する

最後に、月ごとの封筒12枚を、A4の書類が入る封筒に入れます。

A4の書類が入る封筒には、次のことを書いてください。

会社の場合→第○期、会計資料

個人事業主・フリーランスの場合→令和○年確定申告資料

  

最後は、1つの封筒にまとめて保管するのが良いです。

領収書・レシートをノートに貼るのはやめましょう

領収書・レシートをノートに貼るのはやめましょう

なぜなら、面倒だからです。

領収書・レシートを整理することは、お金を生みません。

だから、大体の人が面倒に感じます。

なるべく手のかからない方法は、領収書・レシートをノートに貼らないことです。

領収書・レシートは科目で分けるのか?日付で分けるのか?

13ポケットファイルを使っていますが、ポケットの使い方は、月別にしています。

なぜなら、まとめて会計ソフトに入力しないからです。

1年分をまとめて会計ソフトに入力する場合は、科目の変更の内容に同じ科目で入力する方が楽なんです。

その場合は、勘定科目で分けるほうが良いと思っています。

でも、私は、すこしづつ会計ソフトに入力しているので、月別で分けています

領収書・レシートの整理をやる時間を必ず決めましょう

領収書・レシートの処理は、利益を産まないため、やる気が出ません

1週間でも良いので、どこかで時間を決めてやってしまいましょう

領収書・レシートの整理や保存は、13ポケットファイルが最適!のまとめ

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領収書・レシートの整理や保存は、13ポケットファイルが最適!のまとめ
  • 私が、領収書・レシートを整理する流れ
    • とりあえず財布から出す
    • 領収書・レシートに内容を書き込む
    • 洗濯ばさみで吊るす
    • 会計ソフトに入力する
    • 13ポケットファイルに入れる
    • ファイルに入れたものを事業年度(年)が終わったら、月ごとに封筒に入れる
    • 事業年度(年)の封筒に入れて、保管する

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