領収書まだノートに貼ってるの?中小企業の領収書処理や保存方法

仕訳・経理処理
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かしわざき
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税理士の柏嵜忠弘です。東京都大田区で開業しています。

領収書の処理をどうやったらよいのか悩んでいませんか?

実は、この記事で紹介する方法で領収書を処理すれば、すぐに終わることが出来ます。

実際に、私も行っているので参考にしてみてください。

この記事は、領収書の保存方法、領収書の処理、クラウド会計での処理などを書いています。

この記事を読むと、領収書の処理に早く終わって、自信がつくようになりますよ。 

現在は、別の方法で行っています。

新しい記事の領収書・レシートの整理や保存は、13ポケットファイルが最適!も読んでみてください。

領収書をノートに貼るのはおススメしません

領収書をノートの貼るのは、個人的におススメしません。

なぜなら、領収書をノートを貼るだけの時間がムダだからです。

実際に、税理士である私も、領収書をノートに貼っていません。

領収書は、袋に入れて保管するほうが簡単で楽です。

毎月の領収書は、銀行で配っているような大きさの袋で十分対応できます。

領収書を整理する流れを作ろう

領収書の整理は、毎日すべきです。

なぜなら、領収書はどんどんとたまって行ってしまうからです。

実際に、私が行っている処理方法をお伝えしたいと思います。

その前に毎日やるためのルールです。

仕事から帰ってきたら着替える前にやる。

仕事から帰ってきたら財布から領収書を出しましょう。

なぜなら、1度休んでしまうと面倒になってしまうからです。

仕事から帰ってきたら着替える前、食事をする前、酒飲む前にやりましょう!

領収書の処理の流れ

領収書の処理の流れは以下のようになります。

  • 領収書(レシート)に書き込みをする
  • 領収書(レシート)を箱に入れる
  • 1週間分を入力する
  • 処理したその月の封筒に入れる

各項目について、説明していきます。

領収書(レシート)に書き込みをする

会計ソフトへの入力に必要な内容は、次の4つです。

  • どこで?
  • 誰と?
  • なにを?
  • どうしたか?

まず、仕事から帰ってきたら、領収書(レシート)に「誰と?、なにを?どうしたか?」を書き込みます。

なぜなら、領収書(レシート)だけでは、「どこで?」使ったかは書いてありますが、「誰と?、なにを?どうしたか?」が書いてありません。

そこで、足りない部分の「誰と?、なにを?どうしたか?」を書いて行きます。

書き込みが必要なのは、主に交際費や会議費などの領収書です。

ホームセンターなどで、文具を買った場合などハッキリ経費とわかるものは、記入する必要はありません。

   

使ったその日に書けば、必ず覚えているわけですから、その日のうちに処理をします。

領収書(レシート)を箱に入れる

領収書(レシート)に書き込みをしたら、領収書を入れる専用の箱に入れます。

こんな箱です

冷蔵庫に磁石で貼り付けられる箱で、100円ショップで買ったものです。

面倒ですけど領収書をもらった日に、ここまでやりましょう。

   

仕事から帰ってきたら着替える前、食事をする前、酒飲む前にやりましょう!

1週間分をまとめて入力する

レシートを1週間分まとめて入力する。

会計ソフトへの入力は、次の4つを意識して入力していきます。

  • どこで?
  • 誰と?
  • 何を?
  • どうしたか?  

例えば、交際費の場合は、「△△百貨店、○○商事、手土産」と入力します。

消耗品費の場合は、「○○ホームセンター、作業着」などです。

  

入力する決まり事を決めると、早く入力できますよ。

処理したその月の封筒に入れる

領収書(レシート)を会計ソフトに入力したら、その領収書(レシート)を封筒にいれて終わりです。

封筒に、1か月ごと入れていきます。

年1回しか処理しない人は、科目ごとに分けよう

年1回しか領収書の内容を会計ソフトに入力しない場合は、科目ごとに分けておきましょう。

なぜなら、同じ科目で1年分を入力するほうが楽だからです。

  

1週間分を入力する場合は、領収書(レシート)の量が少ないので、会計ソフトに入力のたび科目が変わってもあまり気にならないと思います。

1年分だと領収書(レシート)の量が多くなります。

 

作業量を減らすためには、会計ソフトへの入力の時に科目の変更をいちいちやっていたら時間がかかるので、まとめてできるようにする必要があります。

1か月分や1年分を処理するときは、領収書(レシート)への書き込み毎日やって、科目別に封筒に分けてしまうのが良いです。   

領収書を減らす努力をしよう

現金支出の領収書の処理を減らすには、現金支出の領収書を減らす必要があります。(当たり前ですけど…)

解決策としては、カード払いにして現金支出の領収書の数を減らす方法が良いです。

現金払いを止めてカード払いにして、クラウド会計で処理するのが1番簡単です。

  

でも、クラウド会計で処理したとしても、領収書の処理は必要になります。

会計ソフトへの入力がなくなっただけなので、「どこで(使ったか)?」は入力されています。

  

クラウド会計にすれば、ノーチェックで良いかと言えばそうではありません。

クラウド会計で処理すると、コンピューターの予想の勘定科目で処理されます。

  

それが正しいかどうかは確認しなければいけませんし、「誰と?なにをした?」は抜けていますので足していかなければいけません。

  

※場合によっては、「どこで?」もわからない時ありますので注意してください。

私も百貨店で手土産を買った時に、店名ではなく○○百貨店で表示されて困ったたことがありました。

クラウド会計は、万能ではありません。

  

クラウド会計でカード払いが自動で仕訳できたとしても領収書は保存しなければいけません。

なににお金を使ったのか、分からなくなてしまうからです。

  

※カード払いの領収書(レシート)を保存するのは、消費税が絡んできますが割愛します。

領収書まだノートに貼ってるの?中小企業の領収書処理や保存方法のまとめ

最後にもう一度確認しましょう。

領収書まだノートに貼ってるの?中小企業の領収書処理や保存方法のまとめ
領収書まだノートに貼ってるの?中小企業の領収書処理や保存方法のまとめ
  • 領収書をノートに貼るのはおススメしない
  • その日のことは、その日のうちにやりましょう
  • 作業の手順は次の通りです領収書(レシート)に書き込みをする「どこで?、誰と?、なにを?どうしたか?」
  • 領収書(レシート)を箱に入れる
  • 領収書(レシート)を会計ソフトに入力する
  • 領収書(レシート)を袋にしまう
  • 1年間まとめて処理する場合は、科目ごとで分けた方が良い
  • 領収書(レシート)を減らして、カード払いを多用しよう

 最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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